Followers

Thursday, April 24, 2008

PENYELIAAN BERKESAN DALAM MEMBENTUK PEGAWAI BAWAHAN YANG CEMERLANG

1. PENGENALAN

1.1 Penyeliaan

Penyeliaan adalah satu seni (kemahiran) untuk menyiapkan sesuatu menerusi orang lain. Pengurus mencapai matlamatnya dengan mengatur anggotanya melakukan tugas, bukan dengan melakukan semua tugas sendirian.

Penyeliaan adalah satu proses yang dinamik dan berterusan yang melibatkan:

· Merancang

· Menorganisasi

· Mengawal

· Mengarah

· Mengelolakan

1.2 Penyelia

Penyelia adalah individu yang bertanggungjawab langsung dalam memastikan pengeluaran barangan atau perkhidmatan. Mereka bertindak sebagai penghubung antara pihak atasan dengan anggota bawahan. Penyelia juga berperanan berkomunikasi dan menyelesaikan masalah dalam ruang lingkup tugas mereka.

1.3 Pekerja

Pekerja adalah aset yang tidak ternilai kepada sesebuah organisasi. Untuk mencapai objektifnya, organisasi perlu memberi perhatian dari segi motivasi dan latihan terhadap pekerja-pekerjanya. Pekerja yang produktif dan cemerlang adalah pekerja yang bermotivasi tinggi dan berpuashati dengan kerja yang dilakukannya. Kejayaan kepada pencapaian visi adalah sangat bergantung kepada pasukan pekerja yang produktif, berkualiti dan bermotivasi tinggi.

2. PERANAN PENYELIA

Para penyelia memain peranan penting dalam melaksanakan strategi-strategi operasi. Mereka perlu dilengkapkan dengan konsep dan kemahiran-kemahiran supaya mereka dapat bertindak sebagai liason antara pihak pengurusan dengan para perkerja. Dalam menjalankan tugas-tugas dan tanggungjawab seharian, penyelia sentiasa menghadapi isu-isu seperti komunikasi, perhubungan antara peribadi, konflik dan ketidakpuasan.

Penyelia yang berkesan secara umumnya adalah:

· Rakan

· Penasihat

· Pemimpin

· Pendorong

· Pembimbing

· Fasilitator

· Kaunselor

· Penyelaras

· Role Model

· Penilai

· Komunikator

· Penghubung/Perantara

· Motivator

· Rakan kongsi

· Pembina kumpulan di samping mempunyai kemahiran dalam mengembelengkan dan mengoptimakan sumber-sumber yang sedia ada ke arah mencapai visi dan misi organisasinya.

3. TUGAS PENYELIA

Antara tugas-tugas penyelia ialah:

1. Merancang dan menjadualkan kerja

2. Menyusun kumpulan ke dalam organisasi secara keseluruhan

3. Berkongsi perkhidmatan anggota dengan pengurusan lain

4. Membuat keputusan dalam urusan operasi

5. Komunikasi dan laporan

6. Membimbing dan kaunsel anggota bawahan

7. Memberi maklumbalas membina

8. Sentiasa bersifat positif walaupun dalam keadaan tertekan

9. Meluang masa untuk melatih pekerja

10. Membentuk dan mengekal perhubungan yang saling perlu memerlu dengan pekerja

11. Membuat dan meletak peraturan yang munasabah

4. PENYELIA YANG EFEKTIF

Seorang penyelia yang baik harus lah mempunyai sifat-sifat yang boleh mendorong kakitangan untuk menjalankan tugas-tugas secara lebih efektif :

1. Sentiasa bersifat positif walaupun dalam keadaan tertekan

2. Meluang masa untuk melatih pekerja

3. Membentuk dan mengekal perhubungan yang saling perlu memerlu dengan

pekerja

4. Membuat dan meletak peraturan yang munasabah

5. Bersedia untuk menurunkan kuasa kepada pekerja

6. Membentuk standard kualiti yang tinggi dan menunjuk contoh yang baik

7. Boleh berkomunikasi dengan baik

8. Pemimpin yang membentuk pasukan kerja untuk mencapai produktiviti

yang tinggi

5. CIRI-CIRI PENYELIA YANG BERJAYA

5.1 Peribadi individu yang tinggi

· Bersifat proaktif dan bukan reaktif

· Mempunyai sikap positif terhadap hidup

· Daya juang yang tinggi

· Sentiasa meningkatkan diri

· Mempunyai matlamat dalam kehidupan dan kerjaya

· Sentiasa berfikir kehadapan (forward thinking)

· Fokus terhadap perkhidmatan (service-focused)

5.2 Bentuk suasana yang baik

· Suasana menyokong perkembangan staf

· Sistem kerja yang membantu

· Gaya kempimpinan yang autokratif

5.3 Punyai kualiti kepimpinan

· Mempunyai sifat kepimpinan yang tinggi

· Sentiasa berada dihadapan

· Jauh pandangan

· Tenang dan tidak gopoh gapah

· Keputusan yang baik

5.4 Kemahiran mengurus kerja

· Sistem perancangan yang kemas

· Memberi arahan kerja yang jelas

· Memberi kawalan yang cekap

· Berkemahiran berkerja secara berkumpulan (team driven).

5.5 Hubungan manusia yang baik

· Penyelesaian konflik yang adil

· Sikap komunikasi sentiasa terbuka

· Teknik komunikasi yang berkesan

· Berkemahiran berkomunikasi (relationship-oriented)

5.6 Meningkatkan motivasi

Sentiasa memotivasikan kakitangan di bawah seliaannya iaitu perubahan sebagai alat untuk menarik dan meningkatkan minat kerja di kalangan pegawai bawahan

5.7 Meningkatkan daya pengeluaran

Perubahan sebagai cara untuk meningkatkan daya pengeluaran dari segi kualiti dan kuantiti.

5.8 Pengetahuan/kemahiran

Selok-belok pengurusan di pejabat memerlukan pelbagai kemahran komunikasi interpersonal yang efektif. Penyelia yang disenangi sesuai dijadikan mentor kepada pegawai bawahan

5.9 Menerapkan nilai

Nilai ilmu dan kemahiran melalui tunjuk ajar adalah lebih utama. Pengurusan yang bersifat humanistik pasti dihormati di mana para penyelia prhatin pada perbezaan kemampuan setiap pegawai bawahan. Oleh itu sikap mengambil berat dan berkongsi masalah secara terbuka dapt mewujudkan budaya kerja yang harmoni.

5.10 Kemahiran ICT

Istilah penyelia perlu lebih terbuka tanpa mengenal batasan umur. Ini kerana, era teknologi maklumat memerlukan sikap yang terbuka dan sentiasa sedia belajar daripada orang yang lebih mahir tanpa mengira umur. Kadangkala kemahiran ICT dipelajar daripada orang yang lebih muda daripada kita tetapi cekap dan mahir mengunakan komputer.

5.11 Perkembangan diri

Kemahiran sosial adalah aspek penting dalam membina perkembangan personaliti. Penyelia yang baik menjadi contoh ikutan pegawai bawahan dalam mencerminkan imej sesebuah organisasi. Kejayaan pegawai bawahan dalam mencapai objektif organisasi memenuhi harapan penyelia sekali gus dapat mempengarruhi keyakinan diri mereka bagi terus mengekalkan prestasi.

6. MEMBENTUK PEGAWAI BAWAHAN YANG CEMERLANG

Antara langkah-langkah yang perlu diambil untuk menjadikan pegawai bawahan yang cemerlang:

6.1 Latihan

Antara syarat untuk melahirkan pekerja yang cemerlang, efiisien dan efektif, penyelia hendaklah berusaha bersungguh untuk menyokong dan menggalak pegawai bawahannya menjalani latihan

a. Menghantar pegawai berkursus di AKMAL, INTAN, NPC dan lain-lain

b. Melaksanakan latihan ditempat kerja, kursus in-house, KSA

c. Menggalakkan pegawai membuat PJJ dan juga menlanjutkan pelajaran di IPT

d. Latihan “on the job traning”

e. Melaksanakan konsep mentor & mentee

6.2 Motivasi

a. Penghargaan/Pengiktirafan

i. Anugerah Khidmat Cemerlang

i.i. Anugerah Darjah Kebesaran Negeri/ Persekutuan

iii. Tiru Macam Saya

b. KMK, Inovasi, Rekacipta ICT, Kuiz, Pidato

c. Libatkan Dalam Aktiviti Jabatan,

i. Lawatan Penandarasan

ii. Ahli Jawatankuasa Peringkat Jabatan

6.3 Peluang

a. Penyesuaian diri

Kemahiran berkomunikasi serta menjaga protocol dalam majlis perlu diberi secara jelas oleh penyelia kepada pegawai bawahan. Ini kerana di tempat kerja berbeza mengikut organisasi. Penyelia perlu memberi teguran secara ikhlas supaya pegawai bawahan sedar pada peraturan dan adat resam di tempat kerja.

b. Memahami persekitaran tempat bekerja

Membawa pekerja baru melawat tempat kerja disamping memperkenalkan mereka kepada senior yang sedang bekerja adalah cara yang baik. Ia bukan sahaja mempercepatkan proses bertegur sapa tetapi juga menjadi kaedah memantau sambil bermesra dengan pekerja.

c. Memahami cara melaksanakan kerja dalam atau pun luar organisasi

Wujudkan networking ataupun jalinan hubungan antara pekerja dengan organisasi luar, pertubuhan, persatuan, NGO.

d. Perkembangan moral

Libatkan diri dengan kerja-kerja kebajikan contohnya membantu pekerja menyesuaikan diri dengan rakan sekerja dan persekitaran tempat kerja. Penglibatan penyelia secara tidak langsung mencerminkan sikap jujur dan ikhlas dalam memberi contoh perkembangan moral yang sihat. Dengan ini pekerja dapat meneruskan kerja-kerja mulia kepada masyarakat.

e. Memahami situasi dan pandangan orang lain

Setiap indivdu adalah unik daripada segi keperluan, kesulitan, tahap motivasi dan kemampuan mereka berfikir. Tugas penyelia adalah memberi peluang kepada pekerja bagi mencuba serta memahami kesulitan yang dihadapi.

7. ISU-ISU PENYELIAAN

Dalam menjalankan tugas-tugas dan tanggunjawab seharian, penyelia sentiasa menghadapi isu-isu

· Komunikasi

· Konflik

· Ketidakpuasan

7.1 a Isu Komunikasi

· 80% masalah yang berlaku dalam sesebuah organisasi adalah masalah komunikasi dalam proses penyampaian

· 20% maklumat sahaja yang sampai kepada pendengar, yang lain hilang dalam proses penyampaian

· “Miscommunication” boleh mengakibatkan bencana / salah mengambil tindakan

· Halangan dalam komunikasi

o Tapisan

o ‘Commmunication beakdown’

o Perbezaan persepsi

o Gangguan emosi

o Masalah bahasa – pemahaman

o Maklumat yang ‘overload’

o Percanggahan reaksi

o Tekanan Masa

o ‘Distorted information’

7.1 b Cadangan penyelesaian

· Perkatakan mengenai visi, misi dan matlamat organisasi dengan lebih kerap

· Kerap adakan majlis sura untuk beritahu perkara baru dan sebarang perubahan

· Galakan ‘participative management’ disemua peringkat

· Proses memberitahu maklumat mesti libatkan semua peringkat

· Libatkan penyelia untuk salorkan/panjangkan maklumat

· Kenalpasti informasi yang bertaraf kritikal

· Adakan saluran formal untuk sampaikan maklumat

· Tugaskan seorang petugas khas untuk tangani maklumat/informasi (Pegawai Seranta)

· Peruntukan masa untuk ‘turun padang’ dan berbincang, dapatkan maklumat dari orang ramai / warga jabatan

· Jangan simpan berita buruk. Khabar angin akan tersebar jika warga tidak dimaklumi

· Adakan majlis dialog antara pihak pengurusan dengan warga jabatan

7.2 a Isu Konflik

· Satu proses apabila satu pihak merasakan pihak lain telah menyebabkan berlakunya kesan atau akan menyebabkan berlakunya kesan yang negatif kepada sesuatu yang pihak pertama pentingkan

· Tanggapan perbezaan tak serasi hasil dari apa-apa bentuk gangguan atau penentangan. Perbezaan ini sebenar atau tidak bukan relevan. Kalau manusia bertanggapan bahawa perbezaan wujud, maka keadaan konflik wujud

7.2 b Penyelesaian Konflik

· Penyelesaian masalah (Probelm solving or confrontatino)

· Perundingan (Negotiation) – mediation, conciliation, adjudicatioan or obsolescence

· Pentingkan matlamat agong (Suoerordinate goals)

· Kekerasan (Forcing)

· Pelicinan

· Pengelakan (Avoidance)

7.2 c Mengurangkan konflik

Dalam sesebuah organisasi yang terdiri dari bahagian dan unit. Perbezaan dari segi tugas, kebolehan, kepentingan, latar belakang, ekonomi, sosial, politik dan teknologi, matlamat individu dengan organisasi juga akan mewujudkan konflik. Dalam keadaan seperti ini perubahan perlu dilakukan untuk mengurangkan konflik. Sebagai Penyelia yang bijak, beliau harus menggunakan kesempatan dari konflik yang wujud untuk mengukuhkan lagi kepimpinan.

7.3 a Isu Ketidakpuasan

· Perlu memahami dinamika kumpulan kerana kumpulan merupakan asas keutuhan sesebuah organisasi

· Sifat kekitaan kumpulan adalah penting untuk meningkatkan kerjasama

· Ketidakpuasan perlu diselesaikan pada akar umbi

· Memahami keperluan individu dan kumpulan akan mencegah merebaknya ketidakpuasan

· Tingkatkan motivasi dan memberi pengiktirafan/penghargaan

7.4 a Isu Pegawai Bermasalah

Ada masalah yang bermesejkan perasaan hingga merumitkan penyelesaian masalah. Kata-kata seperti “Dia boleh buat saya gila”, menunjukkan masalah itu berat dan pegawai berada dalam keadaan tertekan. Perasaan dapat disampikan melalui bukan lisan contohnya ekspresi muka, nada suara dan gerak-geri. Perasaan adalah penting dan tidak boleh dianggap remeh. Kata-kata seperti, “Itu bukan masalah besar”, ataupun “ Tidak perlu risau” perlu digunakan dengan berhati-hati.

7.4 b Cadangan Penyelesaian

Dalam situasi ini penyelia lebih baik berdiam diri dan menunjukkan simpati daripada melulus memberi kenyataan ataupun komen yang tidak sesuai. Fokus pada kekuatan dan kelemahan melalui maklumblas secara jujur membantu pegawai membina keyakinan diri, iaitu:

· Mendengar nada-nada yang tidak mendorong ataupun kecewa serta memberi pegawai peluang beralih kepada perasaan yang lebih positif

· Menyediakan idea-idea bernas yang dapat memulihkan pegawai apabila diminta memberi nasihat

· Membantu pegawai memenuhi kehendak apabila membuat keputusan bagi menyelesaikan masalah

· Mengelak daripada memberi kenyataan palsu bagi membetulkan apa yang sememangnya salah

· Membina keyakinan diri pegawai supaya dapat menerima kenyataan walaupun pahit. Walaubagaimanapun cari kekuatan diri mentee dahulu supaya dapat memberi keyakinan diri yang positif bagi menerima perubahan

· Memberi inspirasi kepada pegawai bawahan bagi menukar cara hidup kepada cara yang konstruktif. Penyelia memberi dorongan kepada pegawai bawahan menetapkan matlamat hidup. Pada masa yang sama membantu merancang aktiviti dan gaya hidup yang sesuai. Ini bagi memastikan matlamat yang ingin dicapai menjadi realistik.

· Penyelia membantu tepat pada masa pegawai bawahan benar-benar memerlukan bimbingan. Pekerja yang berasa kecewa dan putus asa biasanya buntu dan mungkin membuat keputusan yang dapat merosakkan masa depan serta menjejaskan imej organisasi. Penyelia perlu muncul dengan idea dan cadangan penyelesaian yang dapat diterima.

· Penyelia memberi pegawai bawahan semangat baru supaya bangkit daripada kekecewaan, membina jati diri, lebih beretika, membina integriti diri serta lebih komited pada pegangan dan nilai hidup

· Kaunseling dalam aspek agama dan ”spiritual”

· Membantu pegawai bermasalah menilai dan memahami kesan kepercayaan terhadap agama dan “spiritual” terhadap permasalahan yang mereka alami dan hidup dengan harmoni dan kebenaran.

· Membantu pegawai bermasalah mengenalpasti dan menggunakan sumber agama dan “spiritual” dalam kehidupan mereka dalam usaha untuk proses mengatasi masalah mereka.

· Menolong pegawai bermasalah menilai dan mengatasi masalah berkaitan agama dan “spiritual” serta membuat pilihan berkaitan peranan agama.

· Menolong pegawai bermasalah menilai apakah pandangan dan perasaan mereka dan membantu mereka menilai cara yang terbaik untuk pertumbuhan “spiritual” mereka.

8. PENILAIAN PEGAWAI CEMERLANG

Proses penilaian yang berkesan untuk membentuk pegawai bawahan yang cemerlang adalah dengan menilai samada pegawai bawahan tersebut :

· Berkebolehan menguruskan sumber di bawah kawalan;

· Kebolehan membimbing dan mengetuai pasukan;

· Menjadi pakar rujuk dalam bidang tugas;

· Mempunyai kemahiran interpersonal;

· Kebolehan menguruskan konflik dan menyelesaikan masalah;

· Kebolehan berunding di peringkat jabatan dan antara jabatan;

· Kebolehan membuat penyampaian dengan berkesan kepada individu dan kumpulan;

· Kebolehan merancang dan melaksanakan strategi / program / aktiviti;

· Kebolehan berfikir secara strategik;

· Berupaya untuk menghayati dan mengamalkan nilai-nilai positif dan menunjukkan integriti yang tinggi;

· Mempunyai daya keterampilan diri yang tinggi; dan

· Berkebolehan menjalankan penyelidikan, menulis laporan dan menyediakan kertas kerja.

9. KESIMPULAN

Membina kecemerlangan peribadi merupakan tanggungjawab setiap penyelia dalam Jabatan Kastam Diraja Malaysia, bahkan dalam Islam ianya merupakan tanggungjawab keagamaan yang perlu dipikul oleh setiap individu yang hasilnya dapat dilihat personaliti penyelia yang berwibawa. Dengan itu masalah seperti integriti dan keadlian boleh diselesaikan melalui kewibawaan penyelia yang memiliki keperibadian yang cemerlang. Perlu ditekankan disini setiap penyelia mempunyai ilmu tentang penyeliaan, kerana ilmu itu akan membantu meraka di dalam memutuskan apakah pendekatan penyeliaan yang sesuai dan berkesan dalam menghadapi sebarang situasi.

Akhir kata Penyelia harus membuat persediaan untuk menjadi pengurus dan pemimpin yang efektif dan efisien.

7 comments:

Wan Mallinee said...

salam tuan,
mohon izin untuk membuat coretan tuan sebagai bahan rujukan untuk tugasan penyeliaan personal saya... terima kasih

Hasrin said...

Salam tuan..
Harap diizinkan saya menggunakan bahan tuan untuk tugasan saya terima kasih!

ms3162 said...

assalam tuan, mohon izin utk menggunakan artikel ini sebagai bahan rujukan. Terima kasih

Zulnasri said...

mohon izin tuan untuk saya share kan coretan tuan bersama-sama para penyelia di bawah saya. TQ tuan. Semoga bermanafaat dan pahala berpanjangan.

hidayat said...

Mohon izin utk gunakan artikel tuan sbg rujukan. Tqvm.

Nazriah Fadzlon said...

Mohon izin tuan untuk saya gunakan bahan ini sebagai rujukan.Terima kasih.

wak Rahim said...

Assalamualaikum Tuan,

Saya memohon keizinan
tuan untuk jadikan artikel ini sebabgai panduan....Terima Kasih